Nous avons participé le 26.09.2024 chez Swiss Recycle https://swissrecycle.ch/fr/accueil à un webinaire sur le thème « Soumissions – à quoi faut-il faire attention? » et avons pu approfondir nos connaissances. Il s’agissait des appels d’offres pour les marchés publics. Ci-dessous, nous partageons volontiers quelques réflexions avec vous et vous donnons des points importants sur la meilleure façon de rédiger une soumission. L’article tient compte de la révision totale de l’accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP), https://www.belex.sites.be.ch/app/fr/texts_of_law/731.2-1.
La première question que vous devez vous poser en tant qu’adjudicateur : Suis-je soumis en tant qu’adjudicateur aux dispositions relatives aux marchés publics? Vous trouverez des informations plus précises à l’article 4 de l’AIMP.
Ensuite, vous définissez la tâche. Les questions suivantes vous aideront:
- de quel type de projet s’agit-il ?
- Que faut-il acheter ?
- De quel type de marché s’agit-il : livraison, service ou construction?
Réfléchissez très précisément au type de marché. Vous trouverez des indications à l’article 8 de l’AIMP.
Il est très important de déterminer soigneusement la valeur du contrat. Une évaluation fiable des coûts est essentielle. Pour ce faire, orientez-vous vers la fourchette supérieure. Respectez l’interdiction de morcellement. Toutes les prestations étroitement liées doivent être prises en compte. Les contrats ultérieurs et les options doivent également être pris en compte. S’il s’agit de contrats avec une durée déterminée, cumulez les rémunérations sur la durée déterminée (en général cinq ans). Vous trouverez plus de détails sur le calcul de la valeur du marché à l’art. 15 AIMP.
Déterminez ensuite le type de procédure. Il peut s’agir d’une procédure concernant aussi des traités internationaux ou non. Une distinction est faite entre les deux : Procédure ouverte, procédure sélective, procédure de gré à gré, procédure sur invitation. Des seuils différents s’appliquent aux différents types de procédures. Les articles 16 et suivants de l’AIMP ainsi que les annexes 1 et 2 de l’AIMP sont utiles.
Il est ensuite important de déterminer les critères et de fixer leur évaluation (art. 26 AIMP). Il faut par exemple tenir compte des principes des critères d’adjudication (art. 29 AIMP). Ils doivent être liés à la prestation / à l’offre. Ils doivent en outre être objectifs et vérifiables. Il s’agit de déterminer l’offre la plus avantageuse. Les critères possibles sont par exemple le prix et la qualité, l’esthétique, l’efficacité de la méthodologie, la fonctionnalité, le contenu innovant, la créativité, le service à la clientèle, les conditions de livraison, la durabilité, la disponibilité du service, les délais, la rentabilité, l’adéquation. Les critères « oui / non » ne sont pas optimaux. La pondération doit être appropriée et proportionnelle. Utilisez la même échelle de notation pour tous les critères d’attribution.
Ce n’est qu’ensuite que vous commencez à rédiger les documents d’adjudication (dossier d’appel d’offres) (art. 35/36 AIMP). Pour ce faire, vous réfléchissez aux éléments clés, comme par exemple ce qui est plus complexe que dans d’autres marchés ? Il peut s’agir d’éléments clés techniques, locaux, etc. Réfléchissez aux aspects importants tels que l’évolution des quantités collectées, l’introduction d’une nouvelle collecte, etc. Les éléments clés vous aident à définir les critères minimaux obligatoires (p. ex. licence de transport), les critères de qualification et les critères d’attribution. Ensuite, vous rédigez la description des services. Le cahier des charges en découle. Soyez précis dans votre description afin que le plus approprié soit trouvé. Adressez-vous à un service spécialisé pour obtenir des connaissances techniques (p. ex. logistique). Ensuite, définissez une évaluation solide. Réfléchissez aux informations dont vous avez besoin de la part du prestataire pour pouvoir réaliser l’évaluation. Définissez par exemple des indications sur le respect des critères de qualification ou sur la pondération des critères d’attribution, etc. Une fois que toutes les formules, masques, champs de saisie, tableaux, etc. ont été examinés, il est utile de tester l’évaluation afin de s’assurer qu’elle fonctionne. Il peut être utile de procéder à une étude de marché pour décider dans quelle direction vous souhaitez concevoir l’évaluation. Dans le meilleur des cas, vous établissez un projet de contrat en annexe pour plus de transparence. Les contenus suivants sont entre autres possibles : type de service, durée, responsabilité, résiliation, bases juridiques, rémunération. Les annexes sont généralement d’une grande importance et constituent souvent la base la plus importante pour le calcul du prix de la commande. Ainsi, une liste de contrôle peut servir de fil conducteur au soumissionnaire ou il existe des formulaires d’offre qui peuvent être remplis par le soumissionnaire.
Un conseil pour finir : utilisez des modèles qui ont été vérifiés et approuvés par des juristes.
Vient ensuite la publication et / ou l’envoi des documents d’adjudication (art. 48 AIMP). Au 01.07.2024, SIMAP https://www.simap.ch/fr a été restructuré, vous devez vous enregistrer à nouveau.
Les offres présentées dans les délais sont ouvertes et font l’objet d’un procès-verbal (procès-verbal d’ouverture des offres). Après l’adjudication, les soumissionnaires peuvent le consulter sur demande (art. 37 AIMP).
Lors de l’examen global des offres, vous triez d’abord les offres valables et non valables, puis vous procédez à l’évaluation (art. 38 et suivants AIMP).
L’offre la plus avantageuse est retenue (selon les critères définis). L’adjudication est notifiée. La publication sur SIMAP doit contenir le contenu minimum. Désormais, une lettre n’est plus nécessaire si vous l’avez mentionné au préalable dans l’appel d’offres.
Après l’expiration du délai de recours, qui est désormais de 20 jours, vous pouvez conclure le contrat (art. 42 AIMP).
Les énumérations ci-dessus ne doivent pas être considérées comme exhaustives.
Nous serions ravis de vous faire profiter de nos connaissances lors de votre prochaine soumission. Demandez une offre. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’exportation des déchets, vous trouverez ici nos derniers articles :
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