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Soumissions – à quoi faut-il faire attention?

Am 26. September 2024 nahmen wir an einem Webinar von Swiss Recycle (https://swissrecycle.ch/fr/accueil) zum Thema „ Einreichungen – Worauf sollten Sie achten?“ teil und konnten unser Wissen erweitern. Im Mittelpunkt des Webinars standen öffentliche Ausschreibungen.

Gerne möchten wir Ihnen im Folgenden einige Einblicke und wichtige Punkte zur optimalen Vorbereitung einer Einreichung geben. Dieser Artikel berücksichtigt die vollständige Revision des Interkantonalen Übereinkommens über das öffentliche Auftragswesen (AIMP) , https://www.belex.sites.be.ch/app/fr/texts_of_law/731.2-1 .

Die erste Frage, die Sie sich als Auftraggeber stellen sollten, lautet: Unterliege ich als Auftraggeber den Bestimmungen des öffentlichen Beschaffungswesens? Genauere Informationen finden Sie in Artikel 4 des AIMP.

Als Nächstes definieren Sie die Aufgabe. Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei:

de quel type de projet s’agit-il ?
Que faut-il acheter ?
De quel type de marché s’agit-il : livraison, service ou construction?

Réfléchissez très précisément au type de marché. Vous trouverez des indications à l’article 8 de l’AIMP.

Vertragswert

Il est très important de déterminer soigneusement la valeur du contrat. Une évaluation fiable des coûts est essentielle. Pour ce faire, orientez-vous vers la fourchette supérieure. Respectez l’interdiction de morcellement. Auch Folgeverträge und Optionen müssen berücksichtigt werden.Bei befristeten Verträgen wird die Vergütung über die gesamte Laufzeit (in der Regel fünf Jahre) angesammelt. Weitere Einzelheiten zur Berechnung des Marktwerts finden Sie in Artikel 15 des AIMP.

Verfahrensart bestimmen

Als Nächstes ist die Art des Verfahrens zu bestimmen . Dabei können internationale Verträge einbezogen werden, müssen es aber nicht. Man unterscheidet zwischen offenen, selektiven, verhandelten und eingeladenen Verfahren. Für die verschiedenen Verfahrensarten gelten unterschiedliche Schwellenwerte. Die Artikel 16 ff. des AIMP sowie die Anhänge 1 und 2 des AIMP sind hierbei hilfreich.

Vergabekriterien

Es ist daher wichtig, die Kriterien zu definieren und deren Bewertung festzulegen (Art. 26 AIMP). Dabei sind beispielsweise die Grundsätze der Vergabekriterien (Art. 29 AIMP) zu berücksichtigen. Die Kriterien müssen sich auf die Dienstleistung/das Angebot beziehen und objektiv sowie nachvollziehbar sein. Ziel ist es, das vorteilhafteste Angebot zu ermitteln. Mögliche Kriterien sind beispielsweise Preis und Qualität, Ästhetik, methodische Effizienz, Funktionalität, Innovationsgehalt, Kreativität, Kundenservice, Lieferbedingungen, Nachhaltigkeit, Verfügbarkeit, Termintreue, Wirtschaftlichkeit und Eignung. Ja/Nein-Kriterien sind nicht optimal. Die Gewichtung muss angemessen und verhältnismäßig sein. Für alle Vergabekriterien ist dieselbe Bewertungsskala zu verwenden.

Ausschreibungsunterlagen/Schlüsselelemente

Erst dann beginnen Sie mit der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen (Art. 35/36 AIMP). Dabei berücksichtigen Sie die Schlüsselelemente , beispielsweise welche Aspekte komplexer sind als bei anderen Verträgen. Dies können wichtige technische, lokale oder andere Aspekte sein. Denken Sie an wichtige Faktoren wie Änderungen der gesammelten Mengen, die Einführung eines neuen Sammeldienstes usw. Die Schlüsselelemente helfen Ihnen, die Mindestkriterien (z. B. Transportgenehmigung), die Qualifikationskriterien und die Zuschlagskriterien festzulegen.

Leistungsbeschreibung

Anschließend erstellen Sie die Leistungsbeschreibung . Daraus leiten sich die Spezifikationen ab. Beschreiben Sie die Leistung präzise, damit die geeignetste Option gefunden wird. Ziehen Sie eine Fachabteilung für technische Expertise (z. B. Logistik) hinzu.

Bewertungsverfahren

Definieren Sie dann ein solides Bewertungsverfahren . Überlegen Sie, welche Informationen Sie vom Dienstleister für die Durchführung der Bewertung benötigen. Definieren Sie beispielsweise Richtlinien zur Einhaltung der Qualifikationskriterien oder zur Gewichtung der Zuschlagskriterien usw. Nachdem alle Formeln, Masken, Eingabefelder, Tabellen usw. geprüft wurden, ist es hilfreich, die Bewertung zu testen, um ihre Funktionsfähigkeit sicherzustellen. Die Durchführung von Marktforschung kann hilfreich sein, um die Richtung der Bewertung festzulegen.

Vertragsentwurf

Idealerweise fügen Sie einen Vertragsentwurf als Anhang bei, um mehr Transparenz zu gewährleisten. Folgende Punkte können unter anderem enthalten sein: Art der Dienstleistung, Laufzeit, Haftung, Kündigung, Rechtsgrundlage und Vergütung. Anhänge sind generell sehr wichtig und bilden oft die Grundlage für die Berechnung des Auftragspreises. Eine Checkliste kann dem Bieter als Leitfaden dienen, oder es können Angebotsformulare bereitgestellt werden, die der Bieter ausfüllen kann.

Un conseil pour finir : utilisez des modèles qui ont été vérifiés et approuvés par des juristes.

Vient ensuite la publication et / ou l’envoi des documents d’adjudication (art. 48 AIMP). Au 01.07.2024, SIMAP https://www.simap.ch/fr a été restructuré, vous devez vous enregistrer à nouveau.

Les offres présentées dans les délais sont ouvertes et font l’objet d’un procès-verbal (procès-verbal d’ouverture des offres). Après l’adjudication, les soumissionnaires peuvent le consulter sur demande (art. 37 AIMP).

Lors de l’examen global des offres, vous triez d’abord les offres valables et non valables, puis vous procédez à l’évaluation (art. 38 et suivants AIMP).

L’offre la plus avantageuse est retenue (selon les critères définis). L’adjudication est notifiée. La publication sur SIMAP doit contenir le contenu minimum. Désormais, une lettre n’est plus nécessaire si vous l’avez mentionné au préalable dans l’appel d’offres.

Après l’expiration du délai de recours, qui est désormais de 20 jours, vous pouvez conclure le contrat (art. 42 AIMP).

Les énumérations ci-dessus ne doivent pas être considérées comme exhaustives.

Nous serions ravis de vous faire profiter de nos connaissances lors de votre prochaine soumission. Demandez une offre. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’exportation des déchets, vous trouverez ici nos derniers articles :

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