Wir haben am 26.09.2024 bei Swiss Recycle https://swissrecycle.ch/de/home an einem Webinar zum Thema „Submissionen – was gibt es zu beachten?“ teilgenommen und unser Wissen vertieft. Es ging um öffentliche Beschaffungen. Untenstehend teilen wir gerne einige Gedanken mit Ihnen und geben Ihnen wichtige Punkte mit auf den Weg, wie Sie am besten eine Submission erstellen. Der Artikel berücksichtigt die total revidierte Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB), https://www.belex.sites.be.ch/app/de/texts_of_law/731.2-1
Die erste Frage, die Sie sich als Auftraggeberin stellen sollten: Untersteht die Auftraggeberin den Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen? Genaueres finden Sie in Art. 4 IVöB.
Als nächstens definieren Sie die Aufgabe. Dabei helfen Ihnen folgende Fragen: Um was für ein Vorhaben handelt es sich? Was soll beschafft werden? Welche Auftragsart ist es: Lieferung, Dienstleistung oder Bau? Durchdenken Sie die Auftragsart sehr genau. Sie finden Hinweise in Art. 8 IVöB.
Den Auftragswert sorgfältig zu bestimmen ist von grosser Bedeutung. Eine zuverlässige Kostenermittlung ist wichtig. Orientieren Sie sich dabei an der oberen Bandbreite. Beachten Sie das Zerstückelungsverbot. Alle eng zusammenhängenden Leistungen müssen berücksichtigt werden. Folgeaufträge und Optionen müssen Sie ebenfalls einrechnen. Handelt es sich um Verträge mit einer bestimmten Laufzeit, kumulieren Sie die Entgelte über die bestimmte Laufzeit (i.d.R. fünf Jahre). Weitere Details zur Berechnung des Auftragswertes lesen Sie in Art. 15 IVöB.
Bestimmen Sie anschliessend die Verfahrensart. Möglich ist das Verfahren im Staatsvertragsbereich oder ein Verfahren im Nicht-Staatsvertragsbereich. Unterschieden werden: Offenes Verfahren, Selektives Verfahren, Freihändiges Verfahren, Einladungsverfahren. Für die unterschiedlichen Verfahrensarten gelten abweichende Schwellenwerte. Hilfreich sind die Art. 16 ff IVöB sowie die Anhänge 1 und 2 IVöB. Danach ist es wichtig, die Kriterien zu bestimmen und deren Bewertung festzulegen (Art. 26 IVöB). Zu berücksichtigen gibt es beispielsweise die Grundsätze der Zuschlagskriterien (Art. 29 IVöB). Sie müssen leistungs-/angebotsbezogen sein. Sie müssen ausserdem objektiv und überprüfbar sein. Es geht darum, das vorteilhafteste Angebot zu ermitteln. Mögliche Kriterien sind z.B. Preis und Qualität, Ästhetik, Effizienz der Methodik, Funktionalität, Innovationsgehalt, Kreativität, Kundendienst, Lieferbedingungen, Nachhaltigkeit, Servicebereitschaft, Termine, Wirtschaftlichkeit, Zweckmässigkeit. Ja-/Nein-Kriterien sind suboptimal. Die Gewichtung muss sachgerecht und verhältnismässig sein. Verwenden Sie für alle Zuschlagskriterien dieselbe Notenskala.
Erst danach beginnen Sie mit der Erstellung der Vergabedokumente (Ausschreibungsunterlagen) (Art. 35/36 IVöB). Dazu überlegen Sie sich die Kernelemente wie z.B. was ist komplexer als in anderen Aufträgen? Das können technische und örtliche Kernelemente usw. sein. Machen Sie sich Gedanken über wichtige Aspekte wie z.B. sich verändernde Sammelmengen, die Neueinführung einer Sammlung usw. Die Kernelemente helfen Ihnen die Zwingenden Mindestkriterien (z.B. Transportlizenz), Eignungs- sowie Zuschlagskriterien festzulegen. Anschliessend erstellen Sie den Dienstleistungsbeschrieb. Daraus ergibt sich das Pflichtenheft. Beschreiben Sie präzise, damit das passendste gefunden wird. Wenden Sie sich an eine Fachstelle, um Fachwissen einzuholen (z.B. Logistik). Als nächstes definieren Sie eine solide Auswertung. Überlegen Sie sich, welche Angaben Sie vom Anbieter benötigen, um die Auswertung durchführen zu können. Definieren Sie z.B. Angaben zur Erfüllung der Eignungskriterien oder zur Gewichtung der Zuschlagskriterien usw. Wenn alle Formeln, Masken, Eingabefelder, Tabellen usw. erörtert sind, ist es hilfreich, die Auswertung zu testen, um sicher zu sein, dass sie funktioniert. Evtl. ist ein Marktcheck sinnvoll, um zu entscheiden, in welche Richtung Sie die Auswertung gestalten wollen. Bestenfalls erstellen Sie zur Transparenz einen Vertragsentwurf als Beilage. U.a. sind folgende Inhalte möglich: Art der Dienstleistung, Dauer, Haftung, Kündigung, Rechtsgrundlagen, Vergütung. Beilagen sind allgemein von grosser Bedeutung und oft die wichtigste Grundlage für die Auftragskalkulation. So kann eine Checkliste dem Anbieter als roten Faden dienen oder es gibt Angebotsformulare, die vom Anbieter ausgefüllt werden können.
Ein Tipp zum Schluss: Setzen Sie Vorlagen ein, die von Juristen geprüft und freigegeben wurden.
Danach folgt die Publikation und / oder der Versand der Vergabedokumente (Art. 48 IVöB). Per 01.07.2024 wurde SIMAP https://www.simap.ch/de /neu aufgebaut; Sie müssen sich neu registrieren.
Die fristgerecht eingereichten Angebote werden geöffnet, darüber wird ein Protokoll erstellt (Offertöffnungsprotokoll). Nach der Zuschlagsvergabe dürfen Anbieter dieses auf Verlangen einsehen (Art. 37 IVöB).
Bei der Gesamtprüfung der Angebote sortieren Sie zuerst nach gültig sowie ungültig, und danach nehmen Sie die Bewertung vor (Art. 38 ff IVöB).
Das vorteilhafteste Angebot erhält den Zuschlag (gemäss den definierten Kriterien). Der Zuschlag wird eröffnet. Die Publikation auf SIMAP muss den Mindestinhalt enthalten. Neu entfällt der Brief, wenn Sie dies vorher in der Ausschreibung erwähnt haben.
Nach Ablauf der Beschwerdefrist von neu 20 Tagen können Sie den Vertrag abschliessen (Art. 42 IVöB).
Die obenstehenden Aufzählungen sind nicht als abschliessend zu betrachten. Wir freuen uns, wenn wir Sie mit unserem Wissen bei Ihrer nächsten Submission unterstützen dürfen. Verlangen Sie eine Offerte.
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