Am 26.09.2024 nahmen wir bei Swiss Recycle (https://swissrecycle.ch/de/home/) an einem Webinar zum Thema „ Ausschreibungen – worauf es ankommt“ teil und konnten unser Wissen erweitern. Thema war das öffentliche Beschaffungswesen.
Hinweise zur optimalen Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
Gerne möchten wir Ihnen im Folgenden einige Gedanken dazu mitteilen und Ihnen wichtige Hinweise zur optimalen Erstellung von Ausschreibungsunterlagen geben. Der Artikel berücksichtigt die vollständige Überarbeitung des Interkantonalen Übereinkommens über das öffentliche Beschaffungswesen (AIMP) (https://www.belex.sites.be.ch/app/de/texts_of_law/731.2-1 ).
Die erste Frage, die Sie sich als Vergabestelle stellen sollten: Unterliegt die Vergabestelle den Bestimmungen über öffentliche Aufträge? Genauere Informationen finden Sie in Artikel 4 des AIMP.
Vertragsart
Als Nächstes definieren Sie die Aufgabe. Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei: Um welche Art von Projekt handelt es sich? Was muss beschafft werden? Um welche Vertragsart handelt es sich: Liefer-, Dienstleistungs- oder Bauvertrag? Überlegen Sie sich die Vertragsart genau. Hinweise dazu finden Sie in Artikel 8 des AIMP.
Vertragswert
Es ist von großer Bedeutung, den Vertragswert sorgfältig zu ermitteln. Eine verlässliche Kostenkalkulation ist unerlässlich. Orientieren Sie sich dabei am oberen Ende der Spanne. Beachten Sie das Verbot der Aufspaltung . Alle eng verwandten Dienstleistungen sowie Folgeverträge und Optionen müssen berücksichtigt werden. Bei befristeten Verträgen addieren Sie die Vergütungen über die gesamte Laufzeit (in der Regel fünf Jahre). Weitere Einzelheiten zur Berechnung des Marktwerts finden Sie in Art. 15 des AIMP.
Art des Verfahrens
Bestimmen Sie anschließend die Art des Verfahrens . Es kann sich um ein Verfahren im Bereich internationaler Verträge oder um ein Verfahren im Bereich nicht-internationaler Verträge handeln. Man unterscheidet zwischen: offenem Verfahren, selektivem Verfahren, Direktvergabeverfahren und Einladungsverfahren. Für die verschiedenen Verfahrensarten gelten unterschiedliche Schwellenwerte. Die Artikel 16 ff. und die Anhänge 1 und 2 des AIMP sind hierbei relevant. Anschließend ist es wichtig, die Kriterien und deren Bewertungsmethode festzulegen (Art. 26 AIMP). Beispielsweise sind die Grundsätze der Zuschlagskriterien zu berücksichtigen (Art. 29 AIMP). Diese müssen mit der Dienstleistung/dem Angebot verknüpft, objektiv und nachvollziehbar sein. Ziel ist es, das vorteilhafteste Angebot zu ermitteln. Mögliche Kriterien sind Preis und Qualität, Ästhetik, Effektivität der Methodik, Funktionalität, Innovationsgehalt, Kreativität, Kundenservice, Lieferbedingungen, Langlebigkeit, Verfügbarkeit der Dienstleistung, Fristen, Wirtschaftlichkeit und Eignung. Ja/Nein-Kriterien sind nicht optimal. Die Gewichtung muss angemessen und proportional sein. Verwenden Sie für alle Zuschlagskriterien dieselbe Bewertungsskala.
Vergabeunterlagen/Schlüsselelemente
Erst dann beginnen Sie mit der Erstellung der Vergabeunterlagen (Art. 35/36 AIMP). Dazu analysieren Sie die Schlüsselelemente , z. B. welche Aspekte komplexer sind als bei anderen Verträgen. Dies können wichtige technische oder lokale Faktoren sein.
Berücksichtigen Sie wichtige Aspekte wie Änderungen der erhobenen Mengen, die Einführung einer neuen Sammlung usw. Die Schlüsselelemente helfen Ihnen, die Mindestkriterien (z. B. Transportgenehmigung), die Qualifikationskriterien und die Vergabekriterien festzulegen.
Leistungsbeschreibung/Spezifikationen
Anschließend erstellen Sie eine Leistungsbeschreibung . Darauf aufbauend folgen die Spezifikationen . Beschreiben Sie die Leistungen präzise, damit die am besten geeignete gefunden werden kann.
Bewertung
Ziehen Sie eine Fachabteilung für technische Expertise (z. B. Logistik) hinzu. Erstellen Sie im nächsten Schritt eine fundierte Bewertung . Überlegen Sie, welche Informationen Sie vom Dienstleister benötigen, um die Bewertung durchführen zu können. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise festlegen, ob die Qualifikationskriterien erfüllt sind oder wie die Vergabekriterien gewichtet werden usw.
Nachdem alle Formeln, Masken, Eingabefelder, Tabellen usw. geprüft wurden, ist es sinnvoll, die Bewertung zu testen, um ihre Funktionsfähigkeit sicherzustellen. Es kann hilfreich sein, eine Marktanalyse durchzuführen, um die Ausrichtung der Bewertung festzulegen.
Vertragsentwurf
Idealerweise fügen Sie einen Vertragsentwurf bei , um mehr Transparenz zu gewährleisten. Mögliche Inhalte sind Art der Dienstleistung, Laufzeit, Haftung, Kündigung, Rechtsgrundlagen und Vergütung. Die Anhänge sind in der Regel von großer Bedeutung und bilden oft die wichtigste Grundlage für die Preisberechnung. Beispielsweise kann eine Checkliste als Leitfaden für den Bieter dienen, oder es stehen Angebotsformulare zur Verfügung, die vom Bieter ausgefüllt werden können.
Ein letzter Tipp: Verwenden Sie Vorlagen, die von Rechtsexperten geprüft und freigegeben wurden.
This is followed by the publication and/or dispatch of the award documents (art. 48 AIMP). As of 01.07.2024, SIMAP https://www.simap.ch/de / has been restructured and you will need to register again.
Tenders submitted by the deadline are opened and recorded in the tender opening minutes. After the award, tenderers may consult the minutes on request (art. 37 AIMP).
During the overall examination of the bids, you first sort out the valid and invalid bids, and then proceed with the evaluation (art. 38 et seq. AIMP).
The most advantageous tender is selected (according to the criteria defined). The award is notified. Publication on SIMAP must contain the minimum content. From now on, a letter is not necessary if you have mentioned it beforehand in the invitation to tender.
Once the appeal period has expired, which is now 20 days, you can conclude the contract (art. 42 AIMP).
The above lists should not be considered exhaustive.
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